WhatsApp рассылки в Event

WhatsApp рассылки
в Event

Как скоординировать посетителей и выполнить обязательства перед партнёрами за минимум денег и времени

Автоответы

Кейс whatsapp маркетинга

Число участников

Заказчик

Цель

Фестиваль зимних видов спорта Craft PRO в Московской области

Скоординировать участников, разослав предстартовую информацию.

400 человек

Скоординировать участников и сохранить атмосферу мероприятия

Задача №1

В рамках спортивного фестиваля команда Craft PRO организовала четыре старта: три лыжные гонки и трейл. Мероприятие было построено так, что участники каждой дистанции стартовали в разное время в зависимости от возрастной группы: сначала старшие возрастные группы, затем помоложе и так далее. Помимо того, регистрация закрылась только за два дня до старта. Таким образом, было непонятно заранее, сколько человек стартует в то или иное время.

Ситуация

Сделать так, чтобы каждый участник точно получил предстартовую информацию: когда, под каким номером и где он стартует. Организовать это нужно всего за два дня, а значит оповестить каждого участника вручную не получится.

Задача

Не факт, что люди будут листать соцсети мероприятия в вечер перед самим стартом в ожидании актуальной информации. В итоге это может привести к двум ситуациям:

Участники во время мероприятия начнут создавать очереди, звонить и писать организаторам и терроризировать волонтёров. Атмосфера мероприятия превратится в балаган, организаторы будут в шоке от количества звонков, а волонтёров может не хватить на всех.
Люди заплатили за участие, чтобы получить удовольствие от проведённого времени, а не для того, чтобы стоять в очередях, бегать за волонтёрами и спрашивать, куда им идти и что делать. Участники получат негативный опыт, останутся недовольны, а значит вряд ли придут ещё раз или посоветуют мероприятие друзьям.

В чём сложность

Для того чтобы быстро и персонализированно проинформировать участников и сделать так, чтобы они точно не пропустили сообщение, мы заказали серию WhatsApp-рассылок через агентство YourGood.SendBot. Список контактов загрузили в базу и отправили каждому участнику сообщения с нужной информацией

А. Давыдов,
главный судья фестиваля

Сэкономить время
и деньги спонсоров, усилить собственную репутацию

Задача №2

Партнёры предоставляют финансовую и информационную поддержку фестивалю взамен на рекламу. По классике на таких мероприятиях участникам раздают буклеты с информацией об услугах или товарах партнёров. Команда Craft PRO решила пойти другим путём.
Организаторы полностью отказались от физических рекламных материалов, тем самым решив сразу несколько проблем:

Упростили себе подготовку к мероприятию. Не пришлось делать макеты для буклетов, заказывать печать и переживать за сроки печати и доставки.
Упростили себе задачу на регистрации. Не пришлось нанимать ещё одного волонтёра для раздачи рекламных листовок.
Сэкономили бюджет партнёров на печать и доставку материалов. В среднем это по 5 000 рублей с партнёра.
Создали репутацию экологичной организации. Отказались примерно от 2 000 бумажных баннеров, которые оказались бы в мусорках. Что противоречило бы главным ценностям участников — спорт, здоровье и любовь к природе.

Решение

В этот раз мы не переживали за сроки печати и доставки материалов. Подготовили веб-баннер, текст промоакции и персональные коды. Всю информацию передали через организаторов агентству и получили, во-первых, измеримый трафик на сайт. Во-вторых, в 1,5 раза увеличили конверсию на мой сайт, так как вместо бумажек на морозе участники получили сообщение с кликабельной ссылкой и посмотрели контент дома в спокойной обстановке.

Олег Опалев
директор runtech.pro

7 рассылок
по цене одной

Стоимость

Предстартовая информация от организаторов, партнёрские материалы и даже результаты были отправлены в течение одних суток. По правилам WhatsApp, после отправки первого сообщения можно переписываться с клиентом бесплатно в рамках 24-диалогового окна. Таким образом, вся цепочка писем ушла по цене первого сообщения.

Печать и доставка рекламных материалов

25 000 р.

—

Волонтёр для раздачи материалов

3 000 р.

—

Ответы на звонки участников (5 часов работы организатора)

7 500 р.

—

Публикация информации в соцсетях (2 часа работы организатора)

3 000 р.

—

Услуги по настройке и отправке рассылок + сервис

—

19 000 р.

Репутация технологичной и экологичной компании

—

Итого

38 000 р.

19 000 р.

Печать и доставка рекламных материалов

25 000 руб

—

Волонтёр для раздачи материалов

3 000 руб

—

Ответы на звонки участников (5 часов работы организатора)

7 500 руб

—

Публикация информации в соцсетях (2 часа работы организатора)

3 000 руб

—

Услуги по настройке и отправке рассылок + сервис

—

19 000 руб

Репутация технологичной и экологичной компании

—

Итого

38 000 руб

19 000 руб

Весь гемор возьмем на себя

Оставьте заявку

Получайте клиентов, а не новые задачи

Обсудить задачу

Проработаем стратегию

Защитим от банов

Персонализируем коммуникацию

Спроектируем Бота

Проведем A/b тесты

Настроим триггеры

Создадим креативы

Создание сайта

Политика конфиденциальности

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ЙОГУРТ"
121596, Г.МОСКВА, ВН.ТЕР.Г. МУНИЦИПАЛЬНЫЙ, ОКРУГ МОЖАЙСКИЙ, УЛ ГОРБУНОВА, Д. 2, СТР. 3, ПОМЕЩ. 189

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ЙОГУРТ"

121596, Г.МОСКВА, ВН.ТЕР.Г. МУНИЦИПАЛЬНЫЙ, ОКРУГ МОЖАЙСКИЙ, УЛ ГОРБУНОВА, Д. 2, СТР. 3, ПОМЕЩ. 189

Договор оферты